Cómo reclamar una factura impagada

Parece al revés, pero es el orden correcto. Ganar un pleito a una sociedad vacía cuesta dinero y no trae ninguno. Lo primero es una comprobación básica: si la empresa presenta cuentas, si tiene inmuebles, si sigue operando, si hay administradores que puedan responder.

Con eso delante se decide si conviene reclamar, negociar un pago aplazado con reconocimiento de deuda —que interrumpe la prescripción y crea un título mejor— o asumir la pérdida y recuperar el IVA por la vía fiscal.

Una factura está impagada cuando ha vencido y no se ha cobrado. La pregunta útil es cuándo venció, y entre empresas eso no lo decide solo la fecha que ponga la factura.

La ley de morosidad fija un plazo de pago de treinta días desde la entrega de la mercancía o la prestación del servicio. Por pacto se puede ampliar, pero no por encima de sesenta días. Un cliente que paga «a noventa días» porque así lo dicen sus condiciones está pagando tarde, aunque lo tenga escrito. Lo explicamos en la página de la ley de morosidad.

Desde el día siguiente al vencimiento corren solos los intereses de demora, sin necesidad de reclamarlos antes. Y empieza también a correr el plazo para reclamar, que no es eterno.

Es el paso que más deudas cobra y el que peor se suele hacer. Un correo que dice «le recordamos que tiene pendiente una factura» sirve de poco; un requerimiento que se pueda enseñar en un juzgado, sí.

Tiene que identificar bien al deudor, con su razón social y su NIF, y llegar a su domicilio social, que se comprueba en el Registro Mercantil. Tiene que detallar cada factura, con su importe y su vencimiento, y sumar los intereses de demora y la cantidad fija por costes de cobro que da la ley de morosidad. Y tiene que dar un plazo corto y concreto para pagar, con la cuenta donde hacerlo.

Desde abril de 2025, además, la mayoría de las demandas civiles exigen acreditar que antes se intentó negociar. Un requerimiento que propone una salida —pagar en plazo o hablar de un calendario— y que se puede probar ayuda a cumplir ese requisito. Hay excepciones según la vía, y es de lo que conviene revisar antes de enviar nada.

Hay tres relojes que conviene tener a la vista desde el primer día.

El de la prescripción. Una deuda ordinaria entre empresas prescribe, como regla general, a los cinco años desde que se pudo exigir. Un pagaré, en cambio, pierde la vía cambiaria contra quien lo firmó a los tres años de su vencimiento. Cada reclamación que se pueda probar interrumpe ese plazo y lo hace empezar de nuevo; está explicado en cuánto tiempo tengo para reclamar una deuda.

El del procedimiento. En el monitorio, el deudor tiene veinte días desde que el juzgado le requiere para pagar o para oponerse. Si se opone y la deuda supera la cuantía del juicio verbal, el acreedor tiene un mes para presentar la demanda de juicio ordinario.

El del deudor. Este no lo marca la ley, pero es el que más pesa: cuanto más tiempo pasa, más acreedores hay delante y menos patrimonio queda.

Si tiene facturas y albaranes, la vía natural es el procedimiento monitorio. Si lo que le devolvieron fue un pagaré o un cheque, el juicio cambiario. Para el orden de las primeras semanas, lea un cliente no me paga: qué hacer, por orden, y para saber cuánto puede sumar a la deuda, cómo se calculan los intereses de demora.

Si el cliente quiere pagar pero a plazos, lo que conviene firmar está en reconocimiento de deuda entre empresas. Si no quiere pagar, cómo se pone la demanda y qué cuesta, en demanda por impago de factura. Y antes de nada, compruebe cuánto tiempo tiene para reclamar la deuda.

Si prefiere que lo miremos, envíenos las facturas y los albaranes. Lo primero que revisamos es si hay de dónde cobrar y qué plazo corre.

Cuando el impago viene con una queja sobre la mercancía o el servicio, ya no es solo una deuda: es una discusión sobre si se cumplió el contrato, y eso se trabaja en la web de contratos del despacho. Cómo se redacta y se manda un burofax para que sirva está explicado en la web principal.

Si ya ha llamado, ha escrito y la factura sigue sin cobrarse, es el momento de que la reclamación la lleve un despacho. Cómo reclamar una factura impagada depende menos del importe que de los papeles: con ellos decidimos la vía y el orden.

Lo que conviene mandarnos al principio:

• las facturas impagadas, con fecha de emisión y de vencimiento;
• el pedido, el contrato o el presupuesto aceptado;
• albaranes firmados o correos en los que el cliente da por buena la entrega;
• cualquier mensaje en el que reconozca la deuda o pida más tiempo.

Con eso estudiamos si el deudor tiene de dónde pagar, preparamos el requerimiento por escrito y, si no responde, elegimos entre el procedimiento monitorio, el juicio cambiario o la demanda ordinaria. Cuando hay varias del mismo cliente, se suelen reclamar las facturas impagadas juntas en una sola actuación, con sus intereses de demora calculados una por una.

Nada de esto asegura el cobro, porque depende de la solvencia del deudor, pero sí evita gastar en un procedimiento que no lleva a ninguna parte. Si quiere saber cómo reclamar facturas impagadas en su caso, llámenos o escríbanos por WhatsApp al 639 070 790: le diremos qué vía vemos y le informaremos de los honorarios antes de empezar.